Digitaliser les services publics pour bien conserver les documents

A l’ère de l’informatisation, l’enjeu de la digitalisation  des services publics devrait être  crucial, voire vital. Pourtant, il y a  encore des retards au niveau de la prise de conscience de son importance au sein des  services d’état civil dans les communes du Burundi. La commune Mutimbuzi est parmi celles  où les services publics ne sont pas digitalisés

Situé à Maramvya sur la RN 5 à 9 km du centre-ville de Bujumbura, la commune Mutimbuzi est l’une des neufs commune  de la province de Bujumbura rural. Arrivée  en zone Maramvya à 500 m de l’usine de fabrication de la farine de blé AZAM et l’usine de fabrication des Fertilisants Organo-Minéraux» (FOMI),  un immeuble en étages sur lequel est écrit bureau communal de  Mutimbuzi se dresse devant nos yeux. C’est le  chef-lieu de cette commune.

Anicet Niyonzima, archiviste en commune Mutimbuzi : «En archivant numériquement l’ensemble de vos documents, vous réduisez les risques et les contraintes liées au papier et vous simplifiez le traitement de l’information. Les archives sont accessibles à tous ceux qui en ont besoin, partout où cela s’avère nécessaire».

Lorsque Burundi Eco y a effectué une visite  lundi le 31 août 2020, nous y avons trouvé quelques habitants de la zone qui vient en quête de différents services au sein de cette commune. Les personnes que nous avons rencontré au chef-lieu de la commune Mutimbuzi nous ont révélé qu’elles s’y rendent pour demander les extraits d’acte de naissance et d’autres documents.  Il est 11 heures, Mathilde Manirakiza, une quinquagénaire assise sur une chaise et les autres faisaient le fil indienne pour demander des cartes nationales d’identité,  a fait savoir qu’elle était venue demander une attestation  d’extrait d’acte de naissance, mais  que cette attestation n’était pas encore prête. Elle était présente dans ce lieu depuis 9h00. Et elle nous a fait savoir qu’elle a fait  3 kilomètres pour arriver au chef-lieu de la commune.

Le chargé des archives dans cette commune était à l’œuvre et nous a fait savoir que  l’attestation que Mathilde Manirakiza est venue demander  n’est pas encore trouvé. La raison est qu’elle ne se rappelle pas  de son numéro de volume. Et que si elle avait à cœur le numéro de volume, la procédure de recherche serait plus facile. Toutefois, le chargé des archives doit parcourir les registres de l’année pour retrouver le numéro de volume. Une tâche difficile pour les archivistes, déplore-t-il.  Et de préciser  qu’il serait complètement anachronique d’être au XXI^e siècle et de rester insensible à la révolution numérique. Or, il était temps que le numérique se taille  une place dans tous les services publics en vue de faciliter la conservation des documents.

Quid de la fiabilité des systèmes d’archivage électronique ?

Selon Anicet Niyonzima, archiviste en commune Mutimbuzi, face aux enjeux de la mondialisation, aucun pays ne peut plus rester en marge des innovations technologiques. La digitalisation des services internes à l’administration publique  devrait être une nécessité. Non seulement elle répond pleinement aux attentes des  usagers des services publics, mais c’est aussi une solution crédible pour réduire les dépenses et améliorer l’organisation et la gestion de l’administration publique. Voyons donc en quoi la digitalisation des services publics est bénéfique.

Il nous a fait savoir que les  récentes crues des  rivières  qui traversent  la commune Mutimbuzi   ont endommagé  les registres  d’extraits d’acte de naissance.

Il a fait savoir que tous les documents avariés par ces crues sont complètement effacés et la commune se retrouve dans l’obligation de faire un nouvel enregistrement.  Néanmoins, l’archiviste communal a précisé que s’il  y  avait eu une numérisation des documents administratifs, ces derniers n’avaient pas été endommagés.  Anicet Niyonzima indique que les conséquences de l’absence d’archivage digitale ne se font pas  remarquer pour les citoyens de la commune, mais aussi pour les administratifs de la commune. Et de préciser que si les services d’état civil bénéficiaient d’une certaine numérisation, cela aiderait  à rapprocher les prestations des services publics chez les usagers sans que ceux-ci ressentent le besoin de se déplacer.

L’usager pourra facilement faire toutes ses requêtes en ligne pour ceux qui utilisent les nouvelles technologies.  Et outre, la recherche serait plus facile sans faire recours à la fouille de toutes les fiches d’enregistrement. Il serait également facile d’obtenir quelques documents d’état civil sans oublier qu’il  n’y aurait plus des files d’attente devant chaque service administratif. Le secteur social sera aussi concerné par ces réformes. Cela permet d’alléger la tâche de tous les usagers et de décongestionner les services publics.