Informatisation des services publics, plus qu’une nécessité

Chercher aujourd’hui un document archivé dans certaines institutions publiques est synonyme de chercher une aiguille dans une botte de foin. L’informatisation des services publics permettrait d’éviter le gaspillage du temps et de l’espace dans ces services 

Solliciter un service dans la plupart des institutions publiques exige de la patience. Les causes sont multiples, entre autre le fait que la plupart de ces institutions ne sont pas informatisées. Certains superposent les fardes sur des étagères selon le choix de l’archiviste (qui souvent n’a aucune connaissance sur l’archivage des documents). Créant un terrible désordre, ces documents finissent parfois dans les poubelles et gare à celui qui sera dans l’obligation de consulter un document archivé de cette manière. Non seulement cela demande une éternité pour pouvoir localiser le document, mais aussi on peut carrément perdre sa trace. Cela est une épine dans le pied des personnes qui sollicitent ces services surtout lorsqu’il s’agit d’un document urgent.

Une méthode de tous les dangers

Pour les fraudeurs, les extraits d’actes de mariage n’ont pas une grande signification. L’exemple le plus récent a été viral sur les réseaux sociaux dernièrement. Un homme marié avec une femme encore en vie a voulu se remarier avec une autre fille et cela devant les agents de l’Etat civil dans une autre province. Ce mariage a raté pas parce que l’Etat civil l’a constaté, mais parce que la première femme l’a su et s’est munie d’une copie d’un extrait d’acte de mariage pour revendiquer ses droits. Cela constitue un cas dévoilé avant qu’il soit trop tard. Peut-être qu’il y en a d’autres qui n’ont pas pu être dévoilés.

Chercher aujourd’hui un document archivé dans certaines institutions publiques est synonyme de chercher une aiguille dans une botte de foin.

Faute d’une base de données sur les prisonniers par exemple, certains anciens prisonniers disposeront d’un casier judiciaire vierge car, personne ne se donnera la peine de fouiller et de consulter chaque dossier dans une institution comme la Police Judiciaire qui accueille des centaines de personnes chaque jour. Pour certains, avoir beaucoup de cartes d’identité l’identifiant différemment est plus que facile. On peut facilement commander plusieurs cartes d’identité dans différentes localités, car les services administratifs ne sont pas informatisés.

Les pertes sont énormes

La non digitalisation des services publics entraine un gaspillage de temps et de l’espace. En plus de cela, les documents condensés dans une même pièce courent un grand risque de se perdre tous à la fois. Les natifs de la commune Gitanga de la province Rutana se souviennent clairement comment ils ont dû se faire enregistrer de nouveau après la crise. La cause était que les locaux communaux avaient été incendiés pendant la crise et qu’aucun papier administratif n’a été sauvé.   

Chercher aujourd’hui un document archivé dans certaines institutions publiques est synonyme de chercher une aiguille dans une botte de foin. Ceux qui ont cherché un extrait d’acte de naissance datant des années 80 ou un peu avant par exemple pourraient bien témoigner ce qu’ils ont enduré. Malheur à celui qui ne se souvient ni du numéro de volume de son extrait d’acte de naissance, ou sa date de naissance.

« La recherche d’un extrait d’acte de naissance m’a pris tout un mois. Pour pouvoir le retrouver, un planton a passé deux jours à fouiller papier après papier. Heureusement, j’ai trouvé le mien, mais un ami a perdu la trace du sien », témoigne Eliezer Ntakirutimana, un natif de la province Rutana.

Dans certaines institutions, les dossiers se constituent à chaque visite. Il faut toujours te lever très tôt, te munir des photos passeports, compléter le même formulaire que tu as complété lors de ta visite antérieure dans cette même institution. A voir l’exiguïté des locaux servant d’archives dans certains services publics, l’étonnant serait d’espérer retrouver un document dans un tel désordre.

Pourtant, avec une simple base de données, un numéro d’identification suffirait pour retrouver tes coordonnées et tout ce qui te concerne dans un domaine donné.

Le domaine de la santé, un pionnier dans la digitalisation des services

Le logiciel « Open clinic » introduit par Enabel, lors du lancement d’un projet intitulé « Plan National de Développement de l’Informatique Sanitaire PNDIS (2015-2019) », a modernisé les services des structures de soins bénéficiaires. Ces derniers témoignent qu’il y a aujourd’hui une transparence dans la collecte et la gestion des données au niveau des différentes structures de soins. Une autre avancée se remarque au niveau du temps et de l’espace utilisés.

Dans le conseil des ministres tenu à Gitega ce mercredi 7 Juillet 2021, Le Président de la République Evariste Ndayishimiye a évoqué un projet de digitalisation des services publics. A cet effet, il a été demandé au ministre en charge des technologies de l’information d’élaborer un plan d’action ainsi que les besoins y relatifs.